管理部門

蘇州研究院綜合管理部

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  主要職能: 

  1.負責外來公文的簽收、登記、審核、提出擬辦意見,完成日常公文及內部簽批件的草擬及上報,并完成內部公文的流轉。 

  2.負責單位印章及各類證照的管理,按制度要求使用印章,并對其使用進行實時登記;負責與相關部門溝通,完成營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等的年檢工作。 

  3.按檔案管理制度負責每年照片、文書、聲像等相關資料的歸檔。 

  4.負責組織實施院務工作會議,同時負責其他會議會務工作;負責安排所內出差人員、客戶來訪的住宿及車輛的使用。 

  5.負責單位、宿舍所有區域的安全檢查工作,并組織員工、學生進行安全教育培訓,不斷加強防火、防盜等安全意識;負責與當地安監、環保等部門的對接和協調工作;在所安委會的領導下,負責蘇研院安全保衛工作的組織管理工作。 

  6.負責調度、記錄班車、租用車輛的使用,根據實際情況調整車輛使用數量,并于每月末與對方公司進行核算,報銷相關費用。 

  7.負責維護通信及辦公自動化設備,包括打印機、復印機的使用登記,及相關設備的維修等;負責日常基礎設施租用、使用及維護,包括電梯、燈光照明、門窗、衛生潔具等的報修、登記工作。 

  8.負責蘇研院會議預算表及后期相關報銷的審批;負責印刷品前期審核工作及后期報銷單的審批;負責報刊、書籍的訂閱,報銷審核及管理;負責汽車用品采購的前期審核及后期報銷單的審批。 

  9.負責日常物資采購的前期審核;負責采購合同的實施和驗收;負責固定資產的審核、登記、入賬、打印粘貼標簽及ERP數據庫維護等;每月與財務處進行對賬、結賬工作;每兩年進行一次固定資產盤點工作。 

  10.對五十萬元以上大型設備進行檔案整理及移交工作。 

  11.檢查單位所有辦公區域的保潔工作是否達標,每周一次對檢查出的問題進行總結記錄,并要求其整改。 

  12.負責與蘇州工業園區相關部門對接,租住學生宿舍及職工宿舍;負責職工及學生宿舍的日常調配、日常保潔,繳納水、電、氣等生活費用。 

  13.協助需要辦理集體戶口的員工辦理遷移戶口相關事宜。 

  14.為保障新建園區建設工作的順利進行,負責協助園區處充分與地方相關部門、設計單位、建設單位進行溝通,并遞交相關材料等。 

  15.監督檢查涉密部門紙質涉密文件的控制;負責院涉密載體的制作、收發、傳遞、使用、復制、保存、銷毀等全生命周期的保密管理;負責院機要通信與交換的保密管理;負責全院綜合新聞稿件和對外宣傳的保密審查。 

  16.負責全院保密要害部門、部位保密基礎設施的防范和檢查以及日常保密管理;負責全院計算機和信息系統、通信、辦公自動化設備日常運行維護等保密管理工作。 

  17.負責院涉密活動、涉外活動的安全保衛保密工作。 

  18.負責綜合檔案、保密工作檔案的收集、整理、分類和歸檔等工作以及工勤人員的保密管理; 

  19.負責制定院涉密人員保密教育培訓計劃并組織實施。 

  20.負責全院信息設備臺賬管理與維護工作;負責密碼、密鑰工作的日常管理。 

  21.負責組織院保密工作年度考核;負責本部門有關涉密事項的保密管理。 

    

  工作人員: 

  路江濤(主任)   

    潔(行政專員) 

  聯系方式: 

    話:0512-69997992 

    真:0512-69997965 

 

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